Ověřeno podle oficiálních zdrojů: Text byl redakčně zkontrolován podle aktuálně dostupných informací z oficiálních služeb, zejména Online založení datové schránky v Portálu občana a Datové schránky – rozcestník gov.cz. U úředních postupů se mohou měnit formuláře, rozhraní i dílčí podmínky, proto je vhodné před podáním ověřit aktuální stav v oficiálním systému.
Informační upozornění: Článek slouží jako praktický přehled a nenahrazuje právní poradenství ani závazné stanovisko úřadu.
Založení datové schránky je jeden z kroků, který z běžné komunikace s úřady udělá převážně elektronickou záležitost. Datová schránka pak slouží jako oficiální elektronická adresa pro doručování dokumentů od úřadů, soudů, zdravotních pojišťoven nebo dalších institucí veřejné správy. U některých lidí a firem existuje ze zákona, jiní si ji zřizují dobrovolně, protože chtějí řešit úřední věci bez návštěvy poboček.
V praxi nejde jen o samotné kliknutí na žádost. Je dobré rozumět tomu, kdo může schránku založit, kdy už schránka existuje automaticky, jakou roli hraje bankovní identita, jak vzniknou přihlašovací údaje a co se po zpřístupnění schránky změní. Datová schránka je pohodlný nástroj, ale zároveň má právní váhu. Dokument doručený do schránky se nebere jako obyčejný e-mail, ale jako oficiální datová zpráva.
Rychlý postup založení datové schránky
Datovou schránku fyzické osoby lze založit online přes Portál občana, pokud má člověk prostředek elektronické identifikace, například bankovní identitu, NIA ID nebo Mobilní klíč eGovernmentu. Další možností je osobní návštěva kontaktního místa Czech POINT.
- Připravte si způsob ověření totožnosti nebo občanský průkaz.
- Rozhodněte se, zda chcete postupovat online přes Portál občana, nebo osobně přes Czech POINT.
- Po založení zkontrolujte přístup, nastavení upozornění a to, zda je schránka připojena k Portálu občana.
- Po zpřístupnění schránku pravidelně sledujte, protože do ní mohou přicházet úřední zprávy.
Co znamená založit datovou schránku
Založit datovou schránku znamená požádat o zřízení elektronické schránky v systému datových schránek a následně ji zpřístupnit pro používání. Od té chvíle může držitel schránky přijímat úřední dokumenty elektronicky a v řadě případů také sám posílat podání úřadům bez papírového dopisu, podpisu na přepážce nebo osobní návštěvy.
Datová schránka není běžný e-mail. Má přesně určený právní režim a zprávy doručené jejím prostřednictvím mají jinou váhu než běžná elektronická komunikace. Když úřad pošle dokument do datové schránky, doručuje ho oficiálně. Proto je důležité po založení schránku pravidelně sledovat nebo si nastavit upozornění, aby člověk věděl, že mu přišla nová zpráva.
Samotný pojem založení může v běžné řeči znamenat dvě různé situace. První je skutečné zřízení nové schránky, například pro fyzickou osobu, která ji dosud neměla. Druhá je zpřístupnění nebo první použití schránky, která už byla zřízena automaticky, typicky u podnikatelů nebo některých právnických osob. V obou případech je výsledek podobný: člověk se potřebuje dostat do prostředí datových schránek a začít schránku bezpečně používat.
Kdo si může datovou schránku zřídit
Datovou schránku si může zřídit fyzická osoba, která chce dobrovolně komunikovat s úřady elektronicky. Pro běžného občana je to možnost, nikoli povinnost. Hodí se například tehdy, když často řeší úřední záležitosti, komunikuje se státní správou, nechce chodit na poštu kvůli doporučeným úředním dopisům nebo chce mít úřední dokumenty na jednom místě.
Jiná situace je u podnikajících fyzických osob a právnických osob. U mnoha z nich datová schránka vzniká ze zákona nebo už byla zřízena automaticky. Podnikatel proto často neřeší, zda si schránku založit, ale spíše jak se do ní přihlásit, jak získat nebo obnovit přístupové údaje a jak schránku začít běžně kontrolovat. V takové situaci je užitečné rozlišit osobní datovou schránku fyzické osoby a datovou schránku podnikající fyzické osoby.
Pokud člověk neví, zda už datovou schránku má, je vhodné nejprve ověřit, jestli mu nebyla zřízena dříve. U podnikatelů může být schránka aktivní, i když ji běžně nepoužívají. U občanů, kteří si ji nikdy dobrovolně nezakládali, většinou existovat nebude. Základní vysvětlení, k čemu celý systém slouží, navazuje na článek co je datová schránka.
Založení online přes Identitu občana
Nejpohodlnější možností je založení datové schránky online. K tomu je potřeba prostředek elektronické identifikace, tedy způsob, kterým stát ověří totožnost člověka na dálku. Může jít například o bankovní identitu, Mobilní klíč eGovernmentu, NIA ID, eObčanku nebo jiný podporovaný prostředek Identity občana.
Postup obvykle začíná přihlášením do Portálu občana nebo do prostředí, které zřízení datové schránky umožňuje. Po ověření totožnosti systém nabídne možnost založení datové schránky. Člověk projde žádost, potvrdí údaje a odešle ji elektronicky. Výhodou online postupu je, že není nutné chodit na pobočku a totožnost se ověřuje přímo přes přihlašovací prostředek.
Online založení je vhodné hlavně pro fyzické osoby, které už mají aktivní bankovní identitu nebo jinou formu Identity občana. Pokud člověk bankovní identitu běžně používá pro přihlášení do služeb státu, je samotný proces obvykle poměrně přímočarý. Důležité je ale postupovat klidně a číst jednotlivé obrazovky, protože založením schránky se mění způsob, jakým mohou úřady doručovat oficiální písemnosti.
Portál občana může s datovou schránkou úzce souviset i později. Po přihlášení přes Identitu občana lze na jednom místě řešit různé služby státu a datová schránka se stává jedním z nástrojů pro doručování a podávání dokumentů. Praktické navázání na širší služby státu vysvětluje samostatný článek datová schránka.
Založení na Czech POINTu
Kdo nechce nebo nemůže využít online postup, může datovou schránku řešit osobně na kontaktním místě Czech POINT. Tato možnost je vhodná pro lidi, kteří nemají bankovní identitu, nejsou si jistí elektronickým ověřením totožnosti nebo raději chtějí vyřídit žádost na přepážce. Czech POINT bývá dostupný například na vybraných poštách, obecních úřadech nebo dalších kontaktních místech.
Na místě je potřeba prokázat totožnost platným dokladem. Pracovník Czech POINTu pomůže s podáním žádosti o zřízení datové schránky. Po vyřízení žádosti člověk obdrží informace k dalšímu postupu, případně přístupové údaje nebo pokyny k aktivaci podle konkrétní situace. U některých typů schránek se může postup lišit podle toho, zda jde o fyzickou osobu, podnikatele nebo právnickou osobu.
Osobní založení má výhodu v tom, že člověk nemusí sám řešit elektronickou identifikaci. Na druhou stranu vyžaduje cestu na pobočku a přizpůsobení se její otevírací době. Pro někoho je to jednodušší začátek, zejména pokud se s datovými schránkami setkává poprvé a chce mít jistotu, že žádost skutečně odešla.
Bankovní identita a datová schránka
Bankovní identita je jeden z nejčastějších způsobů, jak se člověk může přihlásit do služeb státu a ověřit svou totožnost online. Nezakládá sama o sobě datovou schránku automaticky, ale umožňuje vstoupit do prostředí, kde lze o datovou schránku požádat nebo se do ní přihlásit. Pro mnoho lidí je to nejpřirozenější cesta, protože přihlašování připomíná internetové bankovnictví.
Pokud banka bankovní identitu podporuje a člověk ji má aktivní, může ji použít pro přihlášení přes Identitu občana. Poté se dostane do státní služby, kde se ověří jeho totožnost. Tím odpadá nutnost fyzického ověření na Czech POINTu. Bankovní identita tedy funguje hlavně jako bezpečný klíč k online jednání se státem.
Je důležité neplést si bankovní identitu s datovou schránkou. Bankovní identita je způsob přihlášení a ověření totožnosti. Datová schránka je samotný komunikační prostor pro doručování a odesílání datových zpráv. Obě věci se často používají společně, ale každá má jinou roli. Podrobněji se tomu věnuje článek bankovní identita.
Přihlašovací údaje a první přihlášení
Po zřízení datové schránky je potřeba se do ní dostat. Přihlášení může probíhat přístupovými údaji, přes Identitu občana nebo jiným podporovaným způsobem podle nastavení a konkrétní situace. Přihlašovací údaje je nutné chránit stejně pečlivě jako přístup do internetového bankovnictví nebo jiné důležité služby.
První přihlášení je důležitý okamžik, protože tím člověk prakticky přebírá kontrolu nad schránkou. Je vhodné zkontrolovat základní údaje, nastavit kontaktní e-mail nebo telefon pro upozornění na nové zprávy a ujistit se, že člověk rozumí tomu, kde najde doručené zprávy, odeslané zprávy a nastavení. Upozornění nenahrazuje samotné doručení, ale pomáhá, aby zprávy nezůstaly bez povšimnutí.
Někdy se řeší také ztracené nebo zapomenuté přihlašovací údaje. V takovém případě může pomoci přihlášení přes Identitu občana, případně žádost o nové údaje podle dostupných možností. Samotné přihlašování popisuje samostatný návod jak se přihlásit do datové schránky.
Uživatelé, kteří zakládají schránku poprvé, by měli rozlišovat mezi přístupem do schránky a oprávněním jednat za určitou osobu nebo organizaci. U osobní schránky je situace jednodušší. U podnikatelských a firemních schránek může být důležité, kdo je oprávněná osoba, kdo má pověřený přístup a jak jsou nastavena oprávnění jednotlivých uživatelů. Přehled k tomuto tématu navazuje na článek datová schránka přihlašovací údaje.
Co se změní po zřízení schránky
Po zřízení datové schránky může držitel přijímat úřední dokumenty elektronicky. To je praktické, protože odpadá část papírové komunikace a dokumenty jsou dostupné odkudkoliv. Zároveň to ale znamená, že člověk musí schránku sledovat. Úřední zpráva doručená do datové schránky není jen informativní oznámení. Může jít o rozhodnutí, výzvu, potvrzení nebo jiný dokument, ke kterému se vážou lhůty.
Datová schránka může urychlit komunikaci s úřady. Místo tisku formulářů, obálek a poštovného lze řadu věcí odeslat elektronicky. Pokud je zpráva poslána z datové schránky správnému úřadu, v mnoha situacích nahrazuje vlastnoručně podepsané podání. Člověk tím získá přehlednější stopu o tom, kdy co odeslal a kdy byla zpráva dodána.
Změna je ale i v odpovědnosti. Kdo má datovou schránku zpřístupněnou, měl by s ní zacházet jako s oficiálním komunikačním kanálem. Nestačí ji založit a nechat bez kontroly. Praktické je nastavit si notifikace, ale zároveň vědět, že právně rozhodující je samotné doručení do schránky, nikoli to, zda přišel e-mail s upozorněním.
Na co si dát pozor po založení
Nejčastější chyba spočívá v tom, že člověk datovou schránku založí, ale dál s ní nepočítá. Schránka pak může přijímat důležité zprávy, aniž by je držitel pravidelně kontroloval. U úředních dokumentů přitom mohou běžet lhůty a neznalost doručení nemusí sama o sobě situaci vyřešit. Proto je dobré hned po prvním přihlášení nastavit upozornění a vytvořit si jednoduchý návyk kontroly.
Druhá častá nejistota se týká rozdílu mezi osobní a podnikatelskou schránkou. Fyzická osoba může mít datovou schránku jako občan a zároveň datovou schránku podnikající fyzické osoby, pokud podniká. Každá z nich slouží jinému účelu. Úřední zprávy související s podnikáním se mohou týkat podnikatelské schránky, zatímco osobní záležitosti mohou patřit do schránky fyzické osoby.
Pozor je vhodné dát také na sdílení přístupů. Přístupové údaje by neměly být volně předávány dalším lidem. Pokud má se schránkou pracovat účetní, zaměstnanec nebo jiná osoba, je lepší řešit pověřený přístup a odpovídající oprávnění. Tím se zachová přehled o tom, kdo se schránkou pracuje a jaké úkony může provádět.
Kdy má smysl datovou schránku založit
Dobrovolné založení datové schránky dává smysl hlavně tehdy, když člověk chce řešit úřední věci elektronicky a je připraven schránku pravidelně sledovat. Hodí se pro komunikaci s úřady, posílání podání, přebírání dokumentů a práci s elektronickými službami státu. Výhodou je rychlost, dostupnost z domova a jasná evidence o doručení a odeslání.
Naopak není dobré brát datovou schránku jako jednorázový nástroj, který se založí pouze kvůli jedné situaci a potom se na něj zapomene. Zřízení schránky znamená vstup do oficiální elektronické komunikace. Pro člověka, který e-mail ani online služby pravidelně nesleduje, může být pohodlnější osobní vyřízení nebo pomoc někoho důvěryhodného při nastavení upozornění a prvního přihlášení.
Datová schránka je praktická tehdy, když je používaná vědomě. Umožňuje řešit řadu věcí rychleji, bez papíru a bez cesty na úřad, ale zároveň vyžaduje pořádek v přístupech a pravidelnou kontrolu. Při založení proto nejde jen o technický krok, ale o rozhodnutí používat datovou schránku jako běžný oficiální kanál pro komunikaci se státem.
Co si připravit před založením
| Způsob založení | Co bývá potřeba | Na co si dát pozor |
|---|---|---|
| Online přes Portál občana nebo klientský portál datových schránek | Funkční prostředek Identity občana, například bankovní identita, NIA ID nebo Mobilní klíč eGovernmentu. | Po zřízení je potřeba hlídat první přihlášení, nastavení upozornění a správný typ schránky. |
| Osobně na Czech POINTu | Doklad totožnosti a jasně zvolený typ žádosti. | Je nutné rozlišit datovou schránku fyzické osoby, podnikající fyzické osoby a právnické osoby. |
Oficiální zdroje a kde ověřit aktuální informace
U úředních témat je vhodné před konkrétním podáním ověřit aktuální postup přímo u státních služeb. Pravidla, technické možnosti i formuláře se mohou měnit.
- Online založení datové schránky v Portálu občana
- Připojení datové schránky do Portálu občana
- Kontaktní místa Czech POINT
- Typy datových schránek
- Datové schránky – rozcestník gov.cz
- První přihlášení do datové schránky
Časté otázky
Lze datovou schránku založit online?
Ano, u datové schránky fyzické osoby to lze přes Portál občana, pokud se člověk přihlásí některým z uznávaných prostředků elektronické identifikace.
Jde datovou schránku založit na Czech POINTu?
Ano, osobní zřízení je možné řešit na kontaktním místě Czech POINT.
Co udělat po založení?
Doporučuje se ověřit přihlášení, nastavit upozornění a zkontrolovat, zda je schránka dostupná i z Portálu občana.